Werkprocessen
Aanmelding & Intake
Aanmeldingen kunnen binnenkomen via e-mail, telefoon of het aanmeldformulier op de website. Tijdens het eerste contact wordt besproken waarom mentorschap nodig is, wat de relatie is tussen de aanmelder en de betrokkene, en wat de verwachtingen zijn. Ik leg uit wat een mentor doet, hoe de procedure bij de rechtbank verloopt en welke kosten er aan mentorschap verbonden zijn.
Als ik na dit eerste contact besluit dat ik de aanmelding verder wil onderzoeken, plannen we een kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek probeer ik een volledig beeld te krijgen van de betrokkene, inclusief de persoonlijke situatie, zorgbehoefte, woonsituatie en eventuele eerdere ondersteuning. Ook bespreek ik welke verwachtingen er zijn en hoe het mentorschap eruit zal zien. Als er een klik is, gaan we verder naar de intake.
Tijdens de intake wordt de identiteit van de betrokkene eenmalig vastgesteld en wordt er gebruik gemaakt van een intakeformulier om een zo compleet mogelijk beeld van de cliënt te krijgen. Ook wordt besproken welke documenten nodig zijn voor de aanvraag bij de rechtbank en welke verdere stappen er volgen.
Aanvragen Mentorschap
De aanvraag voor mentorschap gebeurt via een officieel aanvraagformulier van de Rechtspraak. Zo nodig help ik bij het invullen en indienen van dit formulier bij de kantonrechter. Bij deze aanvraag horen vaak aanvullende documenten, zoals een bereidverklaring en akkoordverklaringen van belanghebbenden. Ik zorg ervoor dat alles correct wordt ingediend, zodat de procedure soepel verloopt.
De kantonrechter kan alle betrokkenen uitnodigen voor een zitting om de aanvraag mondeling te bespreken. Na de zitting neemt de rechter een besluit over het mentorschap. Zodra de beschikking is afgegeven, kan ik officieel als mentor aan de slag.
Uitvoering van het Mentorschap
Na de benoeming stel ik samen met de cliënt een plan van aanpak op. Dit plan vormt de basis voor mijn werk als mentor en wordt minimaal vijfjaarlijks geëvalueerd. Hierin staan onder andere:
De doelen en verwachtingen voor de cliënt;
De afspraken over de frequentie van contactmomenten;
Hoe de belangen van de cliënt worden behartigd;
Wie mij vervangt bij afwezigheid of ziekte.
Ik houd regelmatig contact met mijn cliënten en hun netwerk om ervoor te zorgen dat hun zorgbehoefte passend wordt ingevuld. Dit betekent dat ik betrokken ben bij belangrijke beslissingen, maar ook dat ik een luisterend oor bied en mijn cliënten aanmoedig om zoveel mogelijk zelf de regie te houden over hun leven.
Dossiervorming & Administratie
Voor elke cliënt houd ik een digitaal en fysiek dossier bij. Dit dossier bevat:
Het ingevulde intakeformulier;
Het plan van aanpak;
Beschikkingen van de rechtbank;
Logboeken met contactmomenten en uitgevoerde acties;
Kopieën van identificatiedocumenten;
Vijfjaarlijkse evaluaties voor de rechtbank.
Deze gegevens worden veilig opgeslagen en minimaal 7 jaar bewaard na beëindiging van het mentorschap.
Beëindiging van Mentorschap
Het mentorschap kan om verschillende redenen eindigen, zoals overlijden van de cliënt, beëindiging door de rechtbank of op verzoek van de cliënt zelf. In alle gevallen zorg ik voor een nette afronding, inclusief het informeren van alle betrokkenen en het veilig archiveren van de dossiers.
Continuïteit & Back-up
Wekelijks worden back-ups gemaakt van alle digitale dossiers. Fysieke documenten worden veilig bewaard op mijn kantoor. Jaarlijks actualiseer ik mijn werkbeschrijvingen en procedures om te zorgen voor een continue, professionele dienstverlening.
Financiële Administratie
Ik houd een nauwkeurige financiële administratie bij, inclusief facturen, urenregistratie en BTW-aangifte. Deze gegevens worden jaarlijks gecontroleerd en zo nodig aangepast.
Deze werkprocessen zijn opgesteld om te voldoen aan de eisen van de branchevereniging Aegis en het Landelijk Kwaliteitsbureau CMB.
Versie: mei 2025
Christina Romeijn, bestuurder Romeijn Mentorschap
Bereikbaarheid
Ik ben op werkdagen bereikbaar tussen 09.00 en 16:30 uur voor reguliere vragen en ondersteuning. Voor spoedgevallen ben ik ook buiten deze tijden bereikbaar, indien noodzakelijk.